All Careers

Office Assistant

VML

Department: Administration

Location: Warsaw, Poland

Requisition ID: 12048

Who We Are:

At VML, we are a beacon of innovation and growth in an ever-evolving world. Our heritage is built upon a century of combined expertise, where creativity meets technology, and diverse perspectives ignite inspiration. With the merger of VMLY&R and Wunderman Thompson, we have forged a new path as a growth partner that is part creative agency, part consultancy, and part technology powerhouse. 

Our global family now encompasses over 30,000 employees across 150+ offices in 64 markets, each contributing to a culture that values connection, belonging, and the power of differences.  Our expertise spans the entire customer journey, offering deep insights in communications, commerce, consultancy, CRM, CX, data, production, and technology. We deliver end-to-end solutions that result in revolutionary work. 

Szukamy dobrze zorganizowanej i odpowiedzialnej osoby na stanowisko Office Assistant, która będzie wspierać codzienne funkcjonowanie biura oraz odpowiadać za obsługę i koordynację floty samochodowej. To rola łącząca zadania logistyczne, administracyjne i organizacyjne, idealna dla kogoś, kto lubi, gdy wszystko jest poukładane i działa sprawnie. 

Dział: Administracja
Raportowanie do: Office Managera
Lokalizacja: Plac Konesera, Warszawa (praca w 100% z biura, model pracy nie jest do negocjacji)

🔸Zakres obowiązków 

  • Kompleksowe zarządzanie flotą samochodową 
  • Organizacja spotkań i wydarzeń biurowych - przygotowywanie sal, zamawianie cateringu i materiałów, dbanie o zaplecze. 
  • Zarządzanie dokumentacją i obiegiem korespondencji - nadawanie przesyłek kurierskich i pocztowych, wprowadzanie danych do zestawień, archiwizacja dokumentów. 
  • Wsparcie zakupowe - realizacja bieżących zakupów biurowych, IT, flotowych i cateringowych. 
  • Obsługa materiałów poufnych - kontakt z zewnętrznymi dostawcami w zakresie ich transportu i odbioru. 
  • Raportowanie i rozliczenia administracyjne - przekazywanie faktur i raportów do działu księgowości. 
  • Współpraca z Office Managerem i Office Assistant w Krakowie

🔸Wymagania 

  • Minimum rok doświadczenia w dziale administracji lub zarządzaniu flotą
  • Prawo jazdy kat. B
  • Dobra organizacja pracy, dokładność i samodzielność
  • Umiejętność pracy z dokumentacją i dbałość o szczegóły
  • Znajomość pakietu MS Office (Excel, Outlook)
  • Komunikatywna znajomość języka angielskiego - mile widziana

🔸Z naszej strony oferujemy:

  • Ubezpieczenie medyczne Medicover
  • Pakiet Multisport
  • Lekcje języka angielskiego z native speakerami
  • Platformę wspierającą zdrowie psychiczne
  • Spersonalizowane ścieżki rozwoju poprzez platformę e-learningową VML Learn
  • Nowoczesne biuro na Placu Konesera

🔸Nasza kultura:

W VML Poland zależy nam na tworzeniu przestrzeni, w której każdy może być sobą. Jesteśmy dumni z tego, że promujemy środowisko, w którym możesz śmiało zgłaszać swoje obawy – 86,5% naszego zespołu zgadza się, że może zgłaszać kwestie etyczne bez obawy o konsekwencje. Wierzymy w inkluzywność i to widać: 86,0% naszych pracowników twierdzi, że ich przełożeni tworzą przyjazne i włączające środowisko pracy. Co więcej, 84,8% naszego zespołu czuje, że może być sobą w pracy bez obawy o dyskryminację.

Jesteśmy pasjonatami tego, co robimy, co odzwierciedla się w naszym entuzjazmie do pracy – 80,3% członków naszego zespołu jest podekscytowanych swoją pracą :)

Dane oparte na naszym corocznym badaniu satysfakcji pracowników – All In Survey 2024.

 

We believe the best work happens when we're together, fostering creativity, collaboration, and connection. That's why we’ve adopted a hybrid approach, with teams in the office an average of four days a week. If you require accommodations or flexibility, please discuss this with the hiring team during the interview process.

WPP (VML) is an equal opportunity employer and considers applicants for all positions without discrimination or regard to characteristics. We are committed to fostering a culture of respect in which everyone feels they belong and has the same opportunities to progress in their careers. 

VML is a WPP Agency. For more information, please visit our website, and follow VML on our social channels via Instagram, LinkedIn, and X. 

When you click "Submit Application", this will send any information you add below to VML. Before you do this, we think it's a good idea to read through our Recruitment Privacy Policy. California residents should read our California Recruitment Privacy Notice. This explains what we do with your personal data when you apply for a role with us, and, how you can update the information you have provided us with or how to remove it.

When you click "Submit Application", this will send any information you add below to VML. Before you do this, we think it's a good idea to read through our Recruitment Privacy Policy. California residents should read our California Recruitment Privacy Notice. This explains what we do with your personal data when you apply for a role with us, and, how you can update the information you have provided us with or how to remove it.