Assistant administratif H/F – CDD

VML

Department: Administration

Location: Paris, France

Requisition ID: 10647

Who We Are:

At VML, we are a beacon of innovation and growth in an ever-evolving world. Our heritage is built upon a century of combined expertise, where creativity meets technology, and diverse perspectives ignite inspiration. With the merger of VMLY&R and Wunderman Thompson, we have forged a new path as a growth partner that is part creative agency, part consultancy, and part technology powerhouse.

Our global family now encompasses over 30,000 employees across 150+ offices in 64 markets, each contributing to a culture that values connection, belonging, and the power of differences. Our expertise spans the entire customer journey, offering deep insights in communications, commerce, consultancy, CRM, CX, data, production, and technology. We deliver end-to-end solutions that result in revolutionary work.

VML est une agence créative de premier plan, née de la fusion de Wunderman Thompson et de VMLY&R, deux des agences créatives les plus primées au monde.

L’agence est reconnue pour son expertise dans la combinaison de l'expérience de marque (BX), de l'expérience client (CX) et du commerce (CO).

Avec plus de 30 000 talents répartis dans le monde dont 500 en France (Paris & Toulouse), VML réunit des expertises complémentaires autour de la créativité, la tech et la data (Campagnes de marque, activations, Digital experience, Data Driven Marketing E-commerce, social media & influence, Gaming Brand journalism, IA, CRM) afin de créer des marques connectées et de générer une croissance durable pour ses partenaires.

Notre approche intégrée est régulièrement saluée par le marché :

Élue Agence de Communication Intégrée en 2022 et 2023 au Grand Prix des Agences de l’Année 🏆
De nombreuses campagnes primées aux Cannes Lions, Effie Awards, Grand Prix Stratégies, et plus encore 🥇

Notre ADN ? La passion, la créativité, et une obsession de l’innovation au service des marques.

Envie de rejoindre l’aventure ?

Nous recherchons notre futur.e Assistant.e administratif.ve en CDD pour travailler au sein de Ray Productions, le studio de production intégré de VML.

Ray Productions est spécialisé dans le développement et la production de contenus afin d’offrir aux clients une large gamme de services, incluant TV, digital, et print.

Votre rôle sera d’accompagner l’équipe dans la gestion quotidienne de ses activités : suivi administratif, budgétaire et organisationnel des projets.

VOS MISSIONS :

Gestion administrative et budgétaire des productions :

Suivi des devis, bons de commande fournisseurs, création et suivi des fiches fournisseurs
Organisation des signatures (physiques ou électroniques) et constitution des dossiers de production (bundle book)
Élaboration des récapitulatifs financiers des projets

Assistanat général :

Traitement des notes de frais, demandes d’avances
Mise en page et préparation de documents liés à la production

Support à l'organisation :

Planification des réunions et gestion des outils associés (tableaux de bord, serveur partagé)

Soumissions réglementaires :

Préparation et envoi des éléments à l’ARPP (Autorité de Régulation Professionnelle de la Publicité)
Suivi des validations et retours

Suivi de la diffusion :

Envoi des copies aux chaînes TV, gestion des livraisons et suivi des plannings de diffusion

VOTRE PROFIL :

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l’organisation.
Doté(e) d’un excellent relationnel, vous aimez travailler en équipe et collaborer au quotidien avec une diversité d’interlocuteurs au sein d’équipes pluridisciplinaires.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et avez une bonne aisance avec les outils numériques et les plateformes de gestion de documents.
Une première expérience dans un environnement de production, d’agence ou dans le secteur de la communication serait un plus.

INFORMATIONS ENTREPRISE & AVANTAGES :

Télétravail : Profitez de 2 jours de télétravail par semaine, de 10 jours mobiles à utiliser à votre convenance et d'une semaine complète de télétravail supplémentaire dans l'année
Jours de repos supplémentaires / RTT
Forfait mobilité durable
Prise en charge de la couverture de santé (mutuelle) à 70% par VML
Participation financière aux résultats de l’entreprise
Programme de formation employés
CSE
Organisation de conférences, d’événements & de moments conviviaux réguliers
Cadre de travail extrêmement agréable au sein du campus WPP à Levallois, ou dans nos bureaux de Toulouse situés en plein coeur de la ville rose
Agence où il fait bon vivre, dans laquelle tout est mis en oeuvre pour favoriser le bien-être de chacun
Certification AFNOR "Agence active RSE"
Agence signataire de la charte de la diversité

Jobs, stages, alternances, découvrze toutes nos offres en vous rendant sur notre page « Carrières » : https://www.vml.com/fr/careers

#LI-EMEA

We believe the best work happens when we're together, fostering creativity, collaboration, and connection. That's why we’ve adopted a hybrid approach, with teams in the office an average of four days a week. If you require accommodations or flexibility, please discuss this with the hiring team during the interview process.

WPP (VML) is an equal opportunity employer and considers applicants for all positions without discrimination or regard to characteristics. We are committed to fostering a culture of respect in which everyone feels they belong and has the same opportunities to progress in their careers.

VML is a WPP Agency. For more information, please visit our website, and follow VML on our social channels via Instagram, LinkedIn, and X.

When you click "Submit Application", this will send any information you add below to VML. Before you do this, we think it's a good idea to read through our Recruitment Privacy Policy. California residents should read our California Recruitment Privacy Notice. This explains what we do with your personal data when you apply for a role with us, and, how you can update the information you have provided us with or how to remove it.